Vieraskynässä kirjoitetaan seurojen pyörittämisestä ja varsinkin siihen liittyvästä vapaaehtoistoiminnasta.
Suomessa on noin 10 000 urheiluseuraa, joista suurin osa on voittoa tavoittelemattomia yhdistyksiä. Suomen Olympiakomitean mukaan “urheiluseuratoiminnassa on mukana kolmasosa suomalaisista joko harrastamalla, kilpailemalla, tekemällä vapaaehtoistyötä tai osallistumalla muulla tavoin seuratoimintaan”. Seuratoimintaa voidaankin kutsua Suomen suurimmaksi kansanliikkeeksi. Tutkimusten mukaan vapaaehtoistyötä seuroissa tekee vuosittain ainakin puolimiljoonaa ihmistä, joiden tuntimäärä on jopa 50 miljoonaa tuntia ja työn arvo 700 miljoonaa euroa. Puhutaan siis suurista luvuista ja resurssista.
Vapaaehtoisten johtamista ohjaa (tai pitäisi ohjata) yhdistyksen arvot ja visio. Yhdistyksen toimintaa ohjaa strategia, jolla pyritään täyttämään olemassaolon tarkoitus ja tavoitellaan visiota. Strategialla tuodaan myös johdonmukaisuutta toimintaan ja luodaan yhdistykselle identiteetti. Tämä kaikki pitäisi pystyä välittämään vapaaehtoisille. Vapaaehtoisten hyvä johtaminen ja koordinointi luo vapaaehtoisille mahdollisuuden toimia yhdistyksen päämäärien ja arvon mukaisesti.
Vapaaehtoistoiminnan johtamisella ja koordinoinnilla luodaan siis puitteet toimia. Jotta molemmat voidaan toteuttaa hyvin, on tärkeää tuntea organisaatiokulttuuri, yhdistyksen toiminta sekä toiminnassa mukana olevien ihmisten tarpeet ja lähtökohdat.
Asioiden johtaminen on puolestaan toiminnan suunnittelua, toteuttamista ja valvomista. Asioiden johtaminen kietoutuu laajempien käytännön seikkojen kuten strategian suunnittelun ja budjetin laatimisen ympärille. Se kattaa myös arkisten käytäntöjen organisoinnin, toimintaprosessien hallinnan ja arvioinnin sekä niihin liittyvän päätöksenteon.
Laadukkaan vapaaehtoistoiminnan kulmakivi on hyvä koordinointi: vapaaehtoistoiminta ei tapahdu itsestään, vaan se vaatii samanlaista organisointia kuin mikä tahansa muukin toiminta järjestössä. Laadukkaan vapaaehtoistoiminnan kulmakivi onkin hyvä koordinointi. On tärkeää, että järjestöt ja yhteisöt tunnistavat ne elementit, joista oma vapaaehtostoiminnan koordinointi koostuu.
Te seuratoimijat olette hyvin tietoisia, että vapaaehtoisista on krooninen pula: kuitenkin samaan aikaan kokemukseni on osoittanut, että urheiluseura-arjen hallinta on hallitsematon ja isoksi osaksi suunnittelematonta toimintaa jossa “aina on kiire” ja “mitään ei ehditä suunnittelemaan, koska on …kiire”. Tämän johdosta toimistolla on jatkuvaa tulipalojen sammuttamista ja tulee se tunne, että “kukaan muu ei pysty tekemään tätä hommaa” ja että “on liian paljon töitä” joka on taas seurausta siitä, että reagoidaan sen sijaan, että ollaan proaktiivisia – samaan tapaan pelaajille puhutaan nk. ennakkovisiosta ja “ole siellä minne pallo on menossa, ei sinne missä pallo on” -proaktiivisesta toiminnasta. Nyt ollaan kuin se pakki, jonka pää pyörii omassa päässä ja ryntäilee myöhässä tilanteesta toiseen…
Samaan aikaan tämä kiire ja suunnittelemattomuus näkyy esimerkiksi siinä miten seuran vapaaehtoiset poltetaan loppuun ja pidetään jopa itsestään selvänä asiana… unohdetaan täysin, että emme ole seuran palkkalistoilla, vaan ollaan mukaan vapaaehtoisina käyttäen omaa vapaa-aikaamme seuran hyväksi. Seurojen toiminnassa mennään “kausi kerrallaan” asenteella jossa jokaiseen uuteen kauteen etsitään uudet toimitsijat, valmentajat, joukkuejohtajat yms ja heidän tulee taas oppia kaiken tyhjästä. Nyt tämä hallitsematon kaaos aiheuttaa sen, että vapaaehtoiset poltetaan loppuun… ja sitten on kova työ löytää joku uusi taho tilalle. Lisäksi, seuratoiminnassa on paljon vapaaehtoisia mukana jotka ovat ammattilaisia “siviilissä” eri aloilla… kannattaisiko kysyä miten (hyviä) asioita tehdä muualla jos vaikka niitä voisi hyödytää omasa seurassa?
Itse olen ollut mukana seuratoiminnassa jo monta vuotta suomalaisessa suurseurassa, enkä muista että olisi koskaan seuran toimesta kartoitettu mm. miten seuran vapaaehtoiset kokevat seuratoiminnan eri osa-alueet, seuran arvot, kysytty arjen haasteista, kehityskohteita yms. Lisäksi minulta ei ole koskaan kysytty edes mitkä ovat ylipäätänsä motiivaationi olla mukana toiminnassa – eli miksi olen valmis uhraamaan vapaa-aikaani seuralle.
Kysynkin teiltä seuratoimijoilta:
– Millä tavoin kartoitatte, kehitätte ja koordinoitte teidän vapaaehtoistoimintaanne?
– Millä tavoin mittaatte vapaaehtoistoiminnan laatua ja tehokkuutta?
– Löytyykö teidän seurasta strategia vapaaehtoistoiminnalta osalta?
– … ja viimeisenä asiana: milloin olette sanonut ihan vaan “kiitos” niille ihmisille jotka mahdollistavat toimintaanne?
Sillä vaikka vapaaehtoistyö on jo itsessään palkitsevaa, on tärkeää, että työstä kiitetään ja työn arvostusta osoitetaan.
—
Teksti julkaistaan poikkeuksellisesti anonyymisti.